Cómo hacerse una buena plantilla de factura con Excel

¡La asignatura pendiente de muchos traductores, el modelo de factura! ¿Cuánto tiempo hemos tenido una factura impresentable hecha en Word? ¡Yo, mucho! Pero hete aquí que hice un curso estupendo y gratuito (subvencionado) sobre Excel avanzado en Aula SIC y, con la ayuda de la crisis, que me ha dado un poco de tiempo, me he hecho una decente. Puede que no sea muy artística, pero la he hecho yo y me gusta, ¡y además hace ella sola los cálculos! La idea es sencilla, basta con hacer la factura, con colorines o sin, de la manera que uno quiera, pero sin los datos, y guardarla como plantilla de Excel. De esta manera, siempre está disponible para cualquier cliente o para uno concreto, según lo que interese. Cuando toca hacerla, se abre la plantilla, se ponen los datos y se guarda como documento de Excel (o como PDF). La plantilla quedará intacta en un lugar del ordenador destinado a plantillas, para utilizarla otra vez, y la factura se guarda donde uno quiera. Eso es todo. ¡Fácil! Vamos a ver cómo hacerlo paso a paso, con Excel 2007 o 2010, aunque algo parecido puede hacerse con versiones anteriores.

Lo ideal es hacerse primero un bosquejo en papel, para que luego, en Excel, todo resulte más fácil, sobre todo las columnas necesarias. Rebuscando por Internet, se pueden encontrar modelos de factura para orientarse. La que vamos a hacer aquí, con datos ficticios y en PDF, es esta:Como veis, hemos utilizado ocho columnas de una hoja de Excel, aunque solo se ven en la parte donde van los números; en realidad, se ven siete, porque el «concepto» es la combinación de dos columnas. Lo primero que vamos a hacer es la parte superior, donde van los datos personales del que hace la factura y del cliente, así como el número de factura y la fecha, todos ellos son datos obligatorios. El logotipo es opcional, por supuesto, pero se puede conseguir fácil y gratuitamente por Internet.

En la primera fila, escribimos «Factura n.º» en la primera celda, pero como queremos que nos quede centrado, seleccionamos las ocho celdas de la fila, nos vamos a la cinta de «Inicio» y le damos a «Combinar y centrar»; si queremos que el título quede a la derecha o a la izquierda, hacemos clic en la flechita que hay a la derecha y le damos a «Combinar horizontalmente» y luego colocamos el título donde queramos mediante los iconos de la cinta de «Inicio», «Alineación». ¡Ya tenemos el título!

En las celdas de más abajo, escribimos los datos del emisor de la factura, sin olvidar el NIF o el número del ROI si operamos con el extranjero. Combinamos celdas horizontalmente si no nos caben los datos. Añadimos el logotipo, simplemente copiándolo una vez hecho y pegándolo en la celda que queramos. Después, lo podremos mover en todas direcciones con las flechas del teclado. Esta parte de la factura será siempre igual, solo tendremos que añadir el número de la factura. Por defecto, el tamaño y el color de las letras serán los que vengan predefinidos por Excel; los podemos cambiar fácilmente en la cinta «Inicio», «Fuente». Al lado de un icono que consiste en la letra A con una línea de color debajo, hay una flechita; si se despliega, aparece una paleta de colores que tiñe la letra de ese color. El bote de pintura que hay al lado sirve para darle color al fondo de la celda. Podemos cambiar la combinación de colores que sale en estos dos iconos en la cinta «Diseño de página»; a la derecha de esta cinta, encontramos el icono «Colores»; si hacemos clic en la flechita de la derecha, se desplegarán una serie de combinaciones de colores; seleccionamos uno o creamos nuestra propia combinación; serán los colores que saldrán luego en la cinta de «Inicio». ¡Ya tenemos una buena parte de la factura!

Vamos a la parte de los datos del cliente y la fecha, también obligatorios. Los hemos puesto en una franja de color muy fácil de conseguir. Simplemente escribimos la palabra «Cliente:» en la primera celda y prevemos la cantidad de filas que necesitaremos para poner los datos de cada cliente (siempre podemos añadir más a la hora de hacer la factura); seleccionamos todas las celdas que queremos que salgan de color y hacemos clic en el color que queramos. Hacemos lo mismo con la fecha. Combinamos las celdas necesarias horizontalmente para que nos quepan los datos del cliente y la fecha en la misma línea. Para que nos salgan las líneas superior e inferior, simplemente utilizamos el icono de la cinta de «Inicio», «Fuente» que sirve para hacer tablas; es un cuadrito dividido en cuatro; seleccionamos todas las celdas de los datos del cliente, hacemos clic en la flechita de la derecha y después en «Borde superior» y «Borde inferior» ¡Voilà!Ahora nos toca lo más difícil, la parte de contabilidad. Primero ponemos los títulos: concepto, precio, unidades, subtotal, IRPF 15%, IVA 21% y total. El concepto utiliza dos columnas, pero las celdas que servirán para poner números deben ser individuales, para que los cálculos salgan bien. Ponemos los colorines que queramos y pasamos a la parte de contabilidad, donde estableceremos una serie de fórmulas para que los cálculos los haga el programa. En las celdas del precio y las unidades, no van fórmulas; aquí pondremos el precio por palabra, por página o por lo que sea y el número de palabras, páginas o lo que sea. Las otras celdas se calcularán a partir de estos datos. Para hacer la cuadrícula, seleccionamos toda la parte de contabilidad, volvemos a la cinta de «Inicio», «Fuente», al icono de los bordes, y hacemos clic en «Todos los bordes». En esta factura, el tamaño de fuente es de 12 en los títulos y de 10 en la parte de los números, pero eso podemos variarlo en función de las necesidades.Vamos con las fórmulas de cálculo. Nos colocamos en la celda que hay debajo de «Subtotal» y escribimos la fórmula que servirá para que nos salga en esta celda (E21) el resultado de multiplicar el precio (C21) por las unidades (D21):

=C21*D21

Le damos a Enter y nos aparecerá una rayita en la celda. Si queremos aplicar esta misma fórmula a toda la columna, simplemente seleccionamos la celda y colocamos el cursor en la esquina inferior derecha de la misma, hasta que nos salga una cruz simple, no doble ni con una especie de flecha en las puntas;  en este momento, mantenemos el botón izquierdo del ratón apretado y arrastramos hasta la última celda, la anterior a la de totales. Al soltar, la rayita aparecerá en todas las celdas. Si hacemos clic en cualquier celda, veremos que la fórmula se ha adaptado a todas las filas. ¡Perfecto! Pasamos a la columna del IRPF. La fórmula consiste en multiplicar el subtotal por 15 y dividirlo por 100 o, lo que es lo mismo, multiplicar el subtotal por 0,15.

=E21*0,15

Después ampliamos la fórmula al resto de la columna de la misma manera que antes y pasamos a la columna del IVA:

=E21*0,21

Ampliamos también al resto de la columna y pasamos al total. Aquí tenemos que restar el IRPF al subtotal y sumarle el IVA:

=E21-F21+G21

Ampliamos la fórmula al resto de la columna y pasamos ahora a la fila de totales, que hemos puesto de color amarillo. Aquí tenemos dos opciones: seleccionamos la celda amarilla del total de subtotales (E32) y hacemos clic en «Autosuma», a la derecha de la cinta de «Inicio», o ponemos la fórmula de la suma:

=SUMA(E21:E31)

Con un poco de suerte, Excel ampliará automáticamente la suma a las columnas siguientes, pero si no lo hace, simplemente actuamos como antes, nos vamos a la esquina inferior derecha y arrastramos hasta la columna de totales. Quedarán rayitas en todas las celdas, cada una con su fórmula.Solo nos falta poner los datos del banco en la parte inferior y ya tenemos factura nueva. Para guardarla como plantilla, vamos a «Archivo», «Guardar como», le ponemos un nombre, vamos a «Tipo» y seleccionamos «Plantilla de Excel». El programa la guardará en una carpeta especial para plantillas, adonde tendremos que ir a buscarla si queremos modificarla. Conviene anotar ese lugar para no tener que buscarla si alguna vez queremos modificarla.

La plantilla está terminada. Ahora hemos acabado un trabajo y queremos hacer la factura. Muy bien, abrimos Excel y nos vamos a «Archivo», «Nuevo». En la primera línea, el cuarto icono es el de plantillas; si hacemos clic ahí, nos saldrán todas las plantillas de Excel que tengamos hechas. Solo tenemos que abrir la que queramos y hacer la factura: poner el número que le corresponda, el nombre del cliente y los datos de facturación. Una vez hecha, la guardamos como hoja de Excel en la carpeta que queramos y con su nombre.  ¡Y ya tenemos factura nueva! Podemos tener una plantilla para cada cliente, con los datos del cliente ya introducidos, o una plantilla única, en la que tendremos que escribir los datos del cliente cada vez.

He aquí una factura hecha, ¡ojalá que alguna vez pudiera salirnos parecida a ésta!Es fácil, pero si alguien quiere el modelo de plantilla, no tiene más que pedírmelo y se lo mandaré por correo electrónico con mucho gusto.