Control de facturas con Excel

Excel es un buen programa para muchas cosas, sobre todo para cálculos. A mucha gente, le parece muy complicado, y puede serlo, pero no hace falta que lo explotemos al máximo para que nos resulte útil. Con unas funciones superbásicas, podemos obtener una hoja de cálculo muy fácil de hacer que nos permita llevar un control trimestral de las diferentes facturas que hacemos como autónomos, con su IVA, su retención y sus totales. El resultado nos puede ser muy útil para hacer la declaración trimestral de IVA, por ejemplo, pero también para saber cuánto llevamos facturado, cuánto IVA tendremos que pagar, la retención que hemos aplicado y las facturas que ya nos han pagado. Podemos hacer lo mismo con las compras que hemos hecho y de las que nos podemos descontar el IVA, para tenerlo más fácil al hacer la declaración.

¿Qué tipo de archivo de Excel os propongo? Pues algo muy sencillo. Un documento con cuatro hojas de Excel, una para cada trimestre. Si queremos controlar también los gastos, añadimos cuatro hojas más, también una para cada trimestre. El archivo se llamará algo así como «Facturas 2011» y a cada hoja le pondremos el nombre correspondiente al trimestre: «Enero-marzo», «Abril-junio», «Julio-septiembre» y «Octubre-diciembre». Pondremos a cada hoja un título general, como «Facturas enero-marzo 2011», y nos montaremos una cuadrícula con los datos que nos interesen: número de la factura, fecha, nombre del cliente, concepto, unidades (palabras, página o lo que sea), precio por unidad, total bruto, IRPF, IVA, total neto y control de cobro. Quedará algo como esto:

A continuación, vamos a establecer las fórmulas para que Excel nos haga automáticamente los cálculos en las casillas que lo necesiten. ¿Qué queremos que nos calcule? Primero tendrá que multiplicar las palabras o las páginas que hayamos traducido o corregido por el precio de cada palabra o página. Para que Excel lo haga, le ponemos la fórmula en la ventana de arriba. Las fórmulas siempre empiezan con un signo =. Para multiplicar, se utiliza el asterisco. Así pues, la fórmula que corresponde a la casilla G4, donde estará el total bruto, es: «=E4*F4», las unidades por el precio de cada unidad. Una vez escrita la fórmula, le damos a Enter y listo. Para que nos calcule el IRPF de la fila 4, escribimos en la casilla H4 «=G4*0,15» o, lo que es lo mismo «=G4*15/100» (la barra inclinada se utiliza para la división). La fórmula para la casilla I4 del IVA será parecida: «=G4*0,18» o bien «=G4*18/100». Solo nos falta el total neto, que colocaremos en la casilla J4 y se calculará así: «=G4-H4+I4», o sea el total bruto menos la retención más el IVA. Añadimos una casilla para saber qué facturas hemos cobrado y cuáles no, en la que pondremos una X cuando las hayamos cobrado.

Una vez colocadas todas las fórmulas, ampliarlas a toda la fila es muy fácil, solo hay que colocar el cursor en la esquina inferior derecha de la casilla que ya tiene la fórmula y moverlo un poco hasta que salga un signo + de trazos finos; en este momento, arrastramos el cursor hacia abajo de modo que llegue hasta la última casilla, la 17; soltamos y nos aparecerá un guion en cada casilla, que indica que la fórmula se ha aplicado a todas las casillas. Hacemos lo mismo en todas las filas, la del total bruto, la retención, el IVA y el total neto. Para el total de los totales, que figura en la última línea, colocaremos la fórmula de la suma en la casilla correspondiente de la fila 19. El total de totales brutos, en la casilla G19, será: «=SUMA(G4:G17)». El total de las retenciones será: «=SUMA(H4:H17)», y así sucesivamente. Podemos escribir la fórmula en la casilla G19 y arrastrarla horizontalmente tirando de la esquina inferior derecha de esta casilla, cuando salga el signo +, hasta llegar al total neto. Los dos puntos se usan para indicar un intervalo, de tal casilla a tal casilla. Tendremos algo así:

!Y ya está! Cada vez que hagamos una factura, llenamos la fila correspondiente. Podemos «embellecer» el archivo tanto como queramos, con colorines, fondo o lo que sea. También podemos poner un filtro a la columna de clientes; de esta manera, podremos ver solamente las facturas que hemos hecho para uno concreto; para ello, simplemente seleccionamos toda la columna que tiene los nombres de los clientes, nos vamos a la pestaña «Datos» y hacemos clic en «Filtros». Aparecerá un cuadradito al lado del nombre «Clientes»; si se hace clic en él, se pueden seleccionar él o los clientes que se quiere que aparezcan; eso sí, la suma sigue siendo del total de clientes. En las facturas que no llevan IVA, simplemente ponemos un cero en la casilla del IVA, con lo que desaparecerá la fórmula y quedará un guion. Un trimestre completo podría ser algo así:

¡Un buen trimestre, sí señor!

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16 respuestas a Control de facturas con Excel

  1. Isabel Ruano dijo:

    Me gusta mucho tu entrada. Solo un pequeño apunte que puede ser evidente, pero en lo que puede que no todos caigan: para evitar que en los cálculos aparezca demasiados decimales, en Formato de celdas > Número, podemos elegir el número de posicione decimales. Esta es la forma más sencilla, pero también se puede hacer añadiendo el redondeo a la fórmula de cada casilla, por ejemplo, el redondeo con dos posiciones decimales para el IRPF sería =REDONDEAR((G4*0,15); 2).

  2. Nuria Viver dijo:

    Muchas gracias por este complemento, Isabel, muy útil. Además, me he dado cuenta de que, con este redondeo que indicas, se puede evitar ese céntimo de diferencia que a veces sale y que me tenía amargada. ¡Gracias mil! ¡Una aportación genial!
    Un abrazo.

  3. maria angels carrillo dijo:

    Muchas gracias

  4. Elena Gallo dijo:

    Creo que es una entrada superútil para traductores que empiezan, ¡y seguro para muchos ya consagrados también! Gracias por difundir tan buenas ideas.

  5. Nuria Viver dijo:

    Gracias a ti, Elena. Excel es un programa complicado, pero también puede ser sencillo. ¡No hace falta complicarse demasiado la vida!
    Un abrazo.

  6. Marcela dijo:

    Hace años que uso Excel, apenas lo básico como tú lo explicas. Con el tiempo, y solo con las operaciones básicas aplicadas a columnas o celdas, le voy agregando más cosas. Por ejemplo, si llevamos una cuenta de las horas que nos insume un proyecto, después podemos calcular cuánto ganamos por hora y determinar si realmente nos valió la pena. No podemos llevar sorpresas agradables y no tanto.

    • Nuria Viver dijo:

      Es una buena idea, Marcela, con esto puedes saber qué clientes te interesan más y de cuáles puedes prescindir si te sale algo nuevo. Muchas gracias por tu aportación.
      Un abrazo.

  7. silvia garay dijo:

    ¡Muchas gracias por tu explicación! Para los que estamos empezando esta es precirsamente la información que nos falta: cómo realizar una factura o un presupuesto y qué condiciones es importante señalar… Vamos, que no nos muramos de miedo cuando consigamos al primer cliente. 🙂
    Un saludo,
    Silvia Garay

    • Nuria Viver dijo:

      Sï, a veces las cosas más sencillas son las que más cuestan de encontrar. Me alegro de que te resulte útil. ¡Y espero que encuentres pronto tu primer cliente!
      Un abrazo.

  8. Administrativa dijo:

    Gracias por la tabla. Sólo un problema, mis clientes compras cada uno varios productos (unos 6-10), ¿me pasais otra tabla donde pueda meterlos? Es para controles de almacén

    • Nuria Viver dijo:

      Muchas gracias por tu comentario. Esta tabla está pensada para facturas, es decir, para poner el importe total de la factura. No interesa poner todos los artículos, sino el total, para tener una idea de la facturación al final del trimestre. Lo que necesitas seguramente es otra cosa más compleja, pero seguro que puedes fabricártela o pedir consejo a alguien que conozca el tema.
      Un abrazo.

  9. Teresa Benítez dijo:

    Hola Núria. Muchas gracias por tu aportación. Solo una cosa. Si en la factura incluyes varios servicios distintos, con tarifas distintas (p. ej: revisión, traducción, control de calidad…), ¿Cómo lo reflejas, dado que el precio unitario cambia en cada servicio? Gracias

    • Nuria Viver dijo:

      Hola Teresa:
      En estos casos, lo que hago es poner el total de la factura en la columna de unidades y un 1 en la de precio unitario, o al revés. Como lo que me interesan son los números totales, no el detalle de cada factura, así ya me vale.
      Muchas gracias por tu comentario.
      Un abrazo.

  10. Claudia dijo:

    Hola Nuria gracias la verdad me ayudo mucho tu explicación ahora bien quisiera saber como puedo llevar control de facturas de gastos por ejemplo gasolina, telas, pantallas etc. que es lo que mas utilizamos aquí donde trabajo y debo llevar una relación si no exacta al menos bien llevaba.
    Ojala me pudieras ayudar.
    Excelente día 🙂

    • Nuria Viver dijo:

      Hola Claudia:
      Muchas gracias por tu comentario. No sé si podré ayudarte porque este no es mi campo. Lo que yo haría sería, en primer lugar, hacer una lista en una hoja de papel de todo lo que quieres controlar y todo lo que necesitas anotar de cada cosa. A partir de ahí, en otra hoja de papel, iría haciendo pruebas, construyendo una cuadrícula con los diferentes datos horizontales y verticales. A lo mejor, donde yo he puesto el nombre del cliente, tú puedes poner esos elementos que citas (gasolina, etc.) y al lado los datos referentes al gasto (precio, IVA, etc.), el número de factura y otras cosas que necesites anotar. Una vez tengas claro cómo tiene que ser la tabla con toda la información ordenada de una manera lógica, la construyes en Excel. Incluso puedes poner las celdas de diferentes colores para identificar la información de manera rápida.
      Espero haberte ayudado.
      Un abrazo.

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